Mediante acuerdo Ministerial Nro. MDT-2020-079, el Ministerio del Trabajo expidió el instructivo para el pago de la participación de utilidades 2020.

Tiene por objeto regular el pago de la participación de utilidades a las que tienen derecho las personas trabajadoras y ex trabajadoras de una empresa, tomando en consideración lo estipulado en el Código del Trabajo y el registro de ese pago por parte del empleador ante el Ministerio del Trabajo.

Ámbito de aplicación:

El Acuerdo Ministerial será de inmediata aplicación para los empleadores que sean personas naturales o jurídicas obligadas a llevar contabilidad, incluidas las sociedades de hecho, sucesiones indivisas y patrimonios autónomos.

Para efectos de aplicación del Instructivo se considerará dentro de su contexto las definiciones detalladas en aquel:

• Empleador
• Trabajador
• Ex trabajador
• Cargas familiares
• Actividades complementarias

Obligación del Empleador

Los empleadores deberán realizar el pago de la participación de utilidades dentro del plazo de quince (15) días, contados a partir de la fecha de liquidación de utilidades, la cual deberá hacerse hasta el treinta y uno (31) de marzo de cada año. El pago se debe registrar a través de la página web del Ministerio del Trabajo, en las fechas que de acuerdo al noveno dígito del Registro Único de Contribuyentes (RUC) del empleador, estén previstas en el cronograma que defina el Ministerio del Trabajo.

Participación de Utilidades

1. Del cálculo del 15% de la participación de utilidades.-

El empleador tomará como base las declaraciones para el pago del Impuesto a la Renta, en lo concerniente a participación de utilidades de los trabajadores. Además, se considerará el tiempo de servicios, sin realizar diferenciación alguna con la remuneración o el tipo de ocupación o actividad de la persona trabajadora o ex trabajadora.

Se distribuirá de la siguiente manera: El 10% se dividirá entre todas las personas trabajadoras y ex trabajadoras; y, el 5% restante será entregado a las personas trabajadoras y ex trabajadoras, en proporción a sus cargas familiares.

2. Del cálculo del 10% de la participación de utilidades.-

Este valor se obtiene multiplicando el valor del 10% de las utilidades por el tiempo en días que la persona haya laborado, dividido para la suma total de días laborados por todas las personas trabajadoras y ex trabajadoras.

3. Del cálculo del 5 % de la participación de utilidades.-

Es el valor que debe percibir cada persona trabajadora o ex trabajadora, en proporción a sus cargas familiares, este valor se obtiene de la siguiente manera:

Factor A: El resultado de la multiplicación del tiempo laborado anual de la persona trabajadora o ex trabajadora, expresado en días, por el número de cargas familiares debidamente acreditadas ante el empleador.

Factor B: El resultado de la suma del factor A de todas las personas trabajadoras y ex trabajadoras.

Unificación de Utilidades

Los representantes legales de las empresas, podrá considerar a dos o más empresas como una sola, solicitando la unificación de utilidades al Ministerio del Trabajo hasta el 31 de enero del año posterior al periodo año fiscal.

Para la unificación de utilidades se consideran los siguientes requisitos:

1. Solicitud firmada por los representantes legales de las empresas, dirigido al Director de Análisis Salarial.
2. Informe motivado que determine la forma en la cual las empresas comparten procesos productivos y/o comerciales dentro de una misma cadena de valor.
3. Contar con el registro de utilidades en el Sistema de Salarios en Línea del último ejercicio económico.

Una vez que la empresa cumpla con los requisitos establecidos, la Dirección de Análisis Salarial del Ministerio del Trabajo, verificará la solicitud información entregada.

En el caso de que dicha información no reúna los requisitos señalados, la Dirección de Análisis Salarial requerirá al solicitante, que en el término de cinco (5) días, contados a partir de la fecha de notificación, subsane las observaciones y/o falta de documentación. Sino subsanaren las observaciones o la falta de documentación, su petición será archivada, sin perjuicio de que vuelvan a realizar una nueva solicitud.

Si los solicitantes cumplen con todos los requisitos, la Dirección de Análisis Salarial del Ministerio del Trabajo, en el término de quince (15) días, emitirá el informe técnico al Ministro del Trabajo o su delegado. Posteriormente, el Ministro del Trabajo o su delegado, con base al informe técnico remitido por parte de la Dirección de Análisis Salarial, emitirá la correspondiente resolución de aprobación o negación de la solicitud de unificación de utilidades.

Revocatoria a la resolución de unificación de Utilidades

Las empresas a través de sus representantes legales, deberán presentar las solicitudes de autorización para unificación de utilidades y revocatoria, hasta el 31 de diciembre de cada año fiscal.

Para la revocatoria a la resolución de unificación de utilidades se consideran los siguientes requisitos:

1. Solicitud de revocatoria a la resolución de unificación y reparto de la participación de utilidades, firmada por los representantes legales de las empresas, dirigida al Director de Análisis Salarial del Ministerio del Trabajo.
2. Informe justificativo que sustente motivadamente la solicitud de revocatoria.
3. Contar con el registro de utilidades en el Sistema de Salarios en Línea del último ejercicio económico.

Una vez que la empresa cumpla con los requisitos establecidos, se aplicará un procedimiento similar a la solicitud de unificación de utilidades ante la Dirección de Análisis Salarial del Ministerio del Trabajo. Participación de utilidades de empresas de actividades complementarias  

1. Empresa de actividades complementarias

• El representante legal de la empresa de actividades complementarias, hasta el 31 de enero de cada año, deberá enviar al representante legal de la empresa usuaria, la nómina de los trabajadores y ex trabajadores, en la que se detallará la fecha de inicio de labores en la empresa usuaria con el detalle de los días efectivamente trabajados y el número de cargas familiares. En caso de que la empresa de actividades complementarias deba hacer alguna corrección, deberá realizarla hasta el 5 de febrero de cada año a la empresa usuaria.
• Los rubros que las empresas de actividades complementarias reciban por este concepto conjuntamente con los valores de utilidades generadas por la misma, conformarán el monto sobre el cual se repartirán las utilidades a todos sus trabajadores y ex trabajadores acatando lo dispuesto en el artículo 97 del Código del Trabajo y este Acuerdo Ministerial.
• La empresa de actividades complementarias deberá registrar en el Ministerio del Trabajo, el pago realizado a los trabajadores y ex trabajadores, ya sea mediante cheque certificado o transferencia bancaria, en el Sistema de Salarios en Línea, dentro del plazo establecido en el cronograma que apruebe el Ministerio del Trabajo
• En caso de que la empresa de actividades complementarias contrate el servicio de otra empresa de servicio complementario que sea diferente al giro del negocio de la primera, ésta reconocerá la participación de utilidades generadas, siguiendo las mismas reglas de una empresa usuaria.

2. Empresa usuaria

• La empresa usuaria deberá registrar en el Ministerio del Trabajo, el justificativo de pago realizado a la empresa de actividades complementarias, mediante el Sistema de Salarios en Línea, dentro del plazo establecido en el cronograma que apruebe el Ministerio del Trabajo, que será publicado en su página web, durante el primer mes de cada año.

De comprobarse vinculación con una empresa prestadora de servicios técnicos especializados y la usuaria de estos servicios, se procederá en la forma establecida en los incisos anteriores, en concordancia a lo establecido en el artículo 100 del Código del Trabajo.

Disposiciones Generales

• Los valores de participación del 15 % de utilidades, serán parametrizados en el Sistema de Salarios en Línea del Ministerio del Trabajo.
• Para el cálculo de la participación de utilidades, se considerará el período anual de trescientos sesenta (360) días, incluidos las vacaciones y feriados; y, la jornada laboral mensual equivalente a doscientas cuarenta (240) horas.
• En el caso de existir una determinación a la renta o la existencia de utilidades no cobradas de conformidad a los artículos 104 y 106 del Código del Trabajo, se deberá aplicar el procedimiento establecido en los Acuerdos Ministeriales Nos. MDT-2018-0159 y MDT-2018-0106, según corresponda.
• Cuando por fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobado, el empleador no pueda cumplir con la obligación de registrar el pago del 15% de la participación de utilidades de conformidad con el cronograma establecido por el Ministerio del Trabajo, tendrá un plazo de 90 días, contados a partir de la fecha en la que debió realizar el referido pago, para proceder al registro en el sistema del Ministerio del Trabajo, emitido para el efecto.

Disposición Final

El presente acuerdo entrará en vigencia a partir de su suscripción, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial.